Dejé de usar las carpetas de Google Drive por completo y cambié a un sistema de organización mucho más fácil (etiquetas)

El uso de una organización basada en carpetas en Google Drive en su tableta o teléfono Android es la opción lógica cuando está acostumbrado a trabajar en una PC o Mac de Windows. Lo primero que hice al cargar archivos para conducir fue arrastrarlos y dejarlos en una carpeta de categoría, subcarpeta u otra ubicación que tenía sentido. Sin embargo, ese sistema comenzó a romperse. Los archivos eran difíciles de encontrar, carpetas apiladas y mi sistema de archivo comenzó a sentirse como el desorden digital.

He usado Google Workspace durante años para administrar mi trabajo y sus negocios, así que ahí es donde comencé a buscar mejores formas de mantenerme organizado. Así es como me encontré con etiquetas en Google Drive. No están disponibles si tiene una cuenta personal de Gmail. Sin embargo, si utiliza el espacio de trabajo, las etiquetas ofrecen una forma flexible y eficiente de organizar archivos. Hace que las carpetas se sientan limitantes en comparación.

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Por qué las carpetas en Google Drive comienzan a desmoronarse

El sistema funcionó hasta que no

Las carpetas parecen lógicas al principio. Imitan los sistemas de archivo físico que hemos usado durante décadas, e imitan cómo organizamos archivos en nuestros discos duros. Sin embargo, el mundo digital no tiene que limitarse a esas limitaciones. Cuanto más usaba la unidad para el trabajo y la colaboración, más carpetas se interpuse en el camino. Los documentos terminaron en el lugar equivocado. Los archivos pertenecían a múltiples categorías, pero la unidad solo les permitió vivir en una.

Me vi obligado a tomar decisiones que me desaceleraron. ¿Era esta hoja de cálculo un documento de finanzas personales o algo para mis impuestos independientes? ¿Esa presentación pertenecía a una carpeta de clientes o en marketing? En lugar de ayudarme a permanecer organizado, las carpetas me obligaron a pensar rígido. Quedó claro que necesitaba algo más flexible.

Fue entonces cuando comencé a experimentar con etiquetas. Al principio, pensé que eran otra versión del etiquetado, pero estaba equivocado. Las etiquetas de Google Drive son potentes, especialmente en una cuenta de espacio de trabajo.

Las etiquetas le permiten asignar múltiples etiquetas a un archivo, para que un documento pueda pertenecer a una docena de categorías. Las etiquetas viven fuera del sistema de carpetas, por lo que no tiene que mover archivos para mantenerse organizado. Puede continuar usando carpetas y agregar etiquetas en la parte superior. Lo mejor de todo es que puede filtrar su unidad en función de estas etiquetas, levantando lo que necesita sin cazar a través de carpetas anidadas.

El interruptor no fue inmediato. Comencé etiquetando archivos nuevos mientras mantenía mi antiguo sistema de carpetas. Con el tiempo, noté que confiaba más en las etiquetas y menos en las carpetas para encontrar cosas. Buscaría un nombre de cliente o un tipo de contenido y dejaría que las etiquetas hagan el resto. Finalmente, me di cuenta de que no había abierto la mayoría de mis carpetas en semanas. Dejé de crear otros nuevos.

Luego, llevé un paso más y moví cada archivo fuera de mis carpetas a un gran espacio sin categorizar. Si bien se sentía caótico al principio, las etiquetas mantenían todo accesible. Cuando necesito mis facturas del año pasado, filtro por la etiqueta y la fecha de la factura. Cuando quiero todos los borradores que escribí para una publicación, solo toma un clic, y todo está ahí. Ya no necesitaba carpetas.

Las etiquetas hacen que la organización sea más adaptable

Etiquetado en lugar de clasificar

Hay algo liberador en este enfoque. Te separa del modelo de organización único para todos. En lugar de construir una estructura de archivo y esperar que se mantenga, puede etiquetar archivos con tanto o tan poco contexto como desee. Puede obtener específico etiquetando algo con el cliente, el mes, el tipo de archivo o el departamento, o mantenerse amplio con un par de palabras clave.

Las etiquetas crecen con su flujo de trabajo en lugar de encerrarlo en un sistema que tenía sentido hace seis meses. Además, cuando cambia el propósito de un archivo, no tiene que moverlo. Simplemente actualice las etiquetas. A diferencia de las carpetas, que pueden sentirse desordenadas o redundantes, las etiquetas no luchan por su atención. Son silenciosamente funcionales en el fondo, ayudándote a trabajar más rápido.

Recogí algunos trucos en el camino. Si bien las etiquetas en sí no están codificadas por colores, Google Drive permite “etiquetas con pistro” con opciones de selección codificadas por colores. Sin embargo, solo puede existir una etiqueta con la organización, y esta característica es exclusiva para los usuarios de Google Workspace.

Las etiquetas de anidación no son una cosa, pero puedes usar convenciones de nombres para crear claridad. También puede crear etiquetas solo de administración que sus colaboradores no pueden editar, lo cual es útil si está organizando unidades compartidas o administrando múltiples usuarios.

Las carpetas se sienten familiares y estructuradas, por lo que alejarse de ellas puede sonar como una idea desordenada. Sin embargo, por la forma en que uso Drive hoy, las etiquetas tienen más sentido. Me dan la flexibilidad de organizar archivos alrededor de mi flujo de trabajo, no cómo creo que se supone que debo funcionar. No tengo que recordar dónde se almacena algo o cavar a través de capas de carpetas. Puedo buscar o filtrar por etiqueta, y está ahí. Es un sistema más simple que se ajusta mejor a cómo ocurre el trabajo ahora.

Cómo las etiquetas cambiaron la forma en que organizo todo

Si está cansado de arrastrar y abrirse paso a través de un laberinto de carpetas, podría ser el momento de probar algo diferente. Las etiquetas no lo harán más productivo de la noche a la mañana, pero cambiarán la forma en que piensa sobre la organización digital y simplificará su sistema en lugar de complicarlo.

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