Las carpetas han sido una parte crítica de mi configuración de toma de notas durante mucho tiempo.
Las carpetas meticulosamente nombradas y estructuradas obsesivamente estaban en el corazón de cómo almacené ideas, borradores de cuentos, enlaces, recibos, listas de tareas y cualquier otra cosa que debía archivarse para más adelante.
Tenía una carpeta para el trabajo, otra para proyectos personales, dividido aún más en carpetas anidadas para artículos en curso, una carpeta separada para facturas, una para entrevistas y transcripciones, y una especial para todas las cosas que aún tenía que llegar.
En teoría, fue organizado. En la práctica, pasé más tiempo descubriendo dónde poner algo que escribirlo. Unos años después, el sistema simplemente no funcionó.
Desde entonces, he revisado por completo mi proceso de toma de notas.
Si no estaba en mi escritorio o en un dispositivo sincronizado con mi sistema de archivos local, acceder a la carpeta correcta se convirtió en una tarea.
Incluso cuando estaba en el dispositivo correcto, a menudo olvidaba lo que llamaba el archivo o en qué subcarpeta estaba escondiendo.
Entonces, hice el cambio a las etiquetas. Estas etiquetas hacen que la búsqueda, el etiquetado y la automatización sean mucho más fáciles que cualquier cosa que haya usado anteriormente, y se hayan convertido en el centro nervioso de mi proceso de toma de notas. Aquí está cómo.
Menos organización, más flujo
Todo entra en un espacio plano
La base de mi flujo de trabajo es Google Drive. Pero no de la manera tradicional de carpeta y estructurada. Ya no creo jerarquías anidadas basadas en carpetas o estructuras de escritorio imitantes.
Todo ahora entra en una sola ubicación. Ya sea un borrador de un artículo, una lista de comestibles o una transcripción, todo se deja caer en Google Drive, pero no necesariamente se clasifica en carpetas separadas.
Este sistema puede sentirse un poco caótico al principio, pero las poderosas funciones de búsqueda de Google permiten encontrar archivos con facilidad, suponiendo que los haya nombrado correctamente. Más aún, ahora que la IA está profundamente arraigada en la función de búsqueda de Google.
Ahora le pregunta efectivamente a la búsqueda de Google Drive para encontrar sus documentos en lenguaje natural.
Me ha ahorrado una cantidad significativa de tiempo que solía pasar organizando documentos. Pregunto para buscar lo que necesito, y me da los documentos correctos. Tan fácil como eso.
Dejar que las etiquetas hagan el trabajo pesado
Toda la organización, ninguno de los desorden
Por bueno que sea la búsqueda, a veces necesito acceso a los archivos. Para esto, en lugar de carpetas, ahora confío en las etiquetas.
Google Drive admite etiquetas personalizadas que se pueden aplicar a cualquier archivo, y esta pequeña característica hace una gran diferencia. Un solo documento ahora puede llevar múltiples contextos.
Por ejemplo, mientras escribía un borrador para este artículo, lo etiqueté como “productividad” y “Policía de Android” a la vez. Entonces, si necesito buscar todos los artículos de productividad que he escrito, aparece allí mismo.
Las etiquetas permiten organizarse sin restringir los archivos en carpetas específicas.
Un archivo ya no necesita pertenecer a un lugar. Puede vivir a través de categorías sin duplicación, y esa flexibilidad significa que no necesito obsesionarme por dónde debe ir un archivo, ni siento la necesidad de duplicar archivos en múltiples carpetas y espacio de desechos.
Usando resúmenes de IA
Los resúmenes de AI de Géminis surgen lo que realmente importa
Una de las partes más frustrantes de la toma de notas es escribir algo, pero luego volver a través de documentos largos que buscan la información que estaba buscando.
Ahí es donde los resúmenes de AI de Géminis dentro de Google Drive entran en su cuenta.
Incluso cuando no puedo recordar el nombre de archivo o las palabras clave, puedo pedirle a Gemini que resume todo lo relacionado con un tema y obtenga una descripción limpia que me atrapa con todo lo que necesito.
No se trata solo de ponerse al día. También puede usar Gemini para interactuar con temas y documentos.
Esto ha traído una nueva vida a todas mis breves notas de reunión y vertederos de cerebros al azar.
En el pasado, serían arrojados al archivo, para nunca ser tocados nuevamente. Ahora, incluso las ideas a medias son útiles porque Géminis puede escanear y resumirlas con una precisión sorprendente.
No es un sistema de gestión del conocimiento personal al estilo de la obsidiana, pero Gemini AI hace que los archivos en mi unidad sean mucho más procesables.
Mejor nombre de archivo
Un truco simple que hace una gran diferencia
Si bien los otros cambios en mi flujo de trabajo requieren un poco de trabajo y un cambio en los hábitos, el cambio más simple que hice también es el más fácil.
También comencé a prefijo cada archivo con una marca de tiempo utilizando el formato de año, mes y fecha. Esto me da una forma simple y consistente de rastrear documentos con el tiempo.
Incluso sin carpetas, esta estructura me permite construir una línea de tiempo que se extiende en todos mis documentos. Cuando reviso el progreso durante unas pocas semanas o revisando una idea, tener esas marcas de tiempo hace que todo sea fácil de rastrear.
Un sistema que solo funciona sin la sobrecarga
Lo que comenzó como una solución rápida para la gestión de archivos de pleno derecho se ha convertido en un sistema completo en el que ahora confío todos los días. Es más rápido, más inteligente y más flexible que cualquier cosa que haya usado antes.
No hay carpetas para mantener. Solo archivos, etiquetas, marcas de tiempo e inteligencia de IA que pueden unir todo.
Este nuevo enfoque también se alinea con cómo pienso. No necesito que mis notas sean prístinas. Solo necesito que estén disponibles.
Al dejar ir la estructura y confiar en la búsqueda, me he dado más espacio para crear y menos presión para organizarse.
