El sistema, desarrollado internamente por Smart Zambia, está diseñado para digitalizar la gestión de registros oficiales y racionalizar los procesos administrativos.
En un paso importante hacia la transformación digital del gobierno, la división de gobierno electrónico (Instituto Smart Zambia) ha comenzado a demostrar su nuevo sistema de gestión de oficina inteligente en la sede del Ministerio de Salud.
El sistema, desarrollado internamente por Smart Zambia, está diseñado para digitalizar la gestión de registros oficiales y racionalizar los procesos administrativos. Una vez implementado por completo, permitirá al Ministerio de Salud operar un Registro Electrónico (registro electrónico) desde el nivel provincial hasta las oficinas de distrito, lo que elimina la dependencia de los sistemas manuales basados en papel.
Destacando la agenda digital más amplia, el Sr. Gilcent Mwanakwampwe, oficial de apoyo de servicio de Smart Zambia, dijo que el sistema forma parte de un plan más amplio para implementar herramientas de gobierno electrónico en múltiples instituciones públicas. A continuación, se dirigen a la división de gestión de servicios públicos (PSMD) Ministerios de Finanzas y Educación , los archivos nacionales, y varias comisiones.
La provincia de Luapula ha sido seleccionada como el sitio piloto, gracias a su infraestructura existente de la Red de Área Ocera del Gobierno (GWAN), que respalda la conectividad para los servicios digitales en tiempo real.
Hablando en la manifestación, el Sr. Goodson Kamanga, Subdirector de Administración del Ministerio de Salud, elogió la iniciativa como transformadora. Señaló que la digitalización de las operaciones de registro mejoraría significativamente la eficiencia, reduciría los errores administrativos y respaldaría una mejor gestión de datos en uno de los departamentos más intensivos en documentos del ministerio.
Se espera que el sistema de gestión de oficina inteligente impulse varios resultados clave: prestación de servicios mejorados, mayor transparencia y reducciones de costos significativas. Las estimaciones del gobierno sugieren ahorros potenciales de hasta K400 millones solo en papelería y gastos de impresión. Además, la digitalización ayudará a resolver problemas de larga data, como archivos perdidos y clasificación errónea registrada.
Las características clave del sistema de oficina inteligente incluyen:
Procesos digitales de extremo a extremo: reemplazo de la documentación manual con flujos de trabajo electrónicos Eficiencia operativa: recuperación de datos más rápida, intercambio y almacenamiento en todos los departamentos Transparencia y responsabilidad: trazaabilidad mejorada y rentabilidad segura de mantenimiento de registros: dependencia reducida de recursos físicos y operaciones basadas en papel
A medida que Zambia acelera su estrategia nacional de transformación digital, iniciativas como el sistema de oficina inteligente destacan cómo la tecnología puede modernizar las instituciones públicas, mejorar la calidad del servicio y construir un gobierno más receptivo y eficiente.
