Tomar un minuto para guardar un artículo en su lugar adecuado puede ahorrar tiempo a largo plazo. El documento que requiere una llamada telefónica puede entrar en un contenedor etiquetado como “elementos de acción”.
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“Si todo es caótico y no puedes encontrar nada, no estás trayendo a tu mejor yo para trabajar”, dijo Renee Brown, propietaria de Renee Brown Organizing, con sede en Minneapolis.
Hacer tiempo para desaprobar
Un espacio de trabajo desordenado puede ser intimidante. Pero no tienes que abordarlo todo en un día, dijo Brown. Comprometerse con pequeñas sesiones de desorden en el transcurso de una semana o meses puede marcar la diferencia.
“Mire su horario. ¿Puede encontrar 15 minutos o 30 minutos y bloquearlo?” Brown preguntó. Si tiene más tiempo, pasa una hora. Establezca un temporizador y vea cuánto puede hacer, aconsejó.
Algunos lugares de trabajo están dejando de lado el tiempo para que los empleados eliminen sus archivos y las bandejas de entrada de correo electrónico semanalmente o trimestralmente, dijo Jenny Albertini, propietaria de Deluttered por Jenny, que trabaja con clientes individuales y corporativos.
Una forma obvia de reducir el desorden de la oficina es comprar menos cosas.
“Está bien pasar una hora a la semana o por mucho que necesite destornillar sus bandejas de entrada, organizar sus archivos”, dijo Albertini. “Tener ese tiempo programado es lo que hace que las personas se sientan responsables”.
Los empleados pueden reunirse en zoom para apoyarse mientras desaprenden, dijo.
Empiece por clasificar
Muchos organizadores profesionales sugieren clasificar objetos de la misma categoría juntos. De esa manera, puede ver cuánto de cada grupo tiene y dejar de lado los extras. Después de reunir suministros de oficina, es posible que tenga más grapadores o cables de carga de los que nunca necesitará.
Y con la imagen completa, Albertini dijo: “De repente podemos decir: ‘Oh, no me di cuenta de que seguía comprando bolígrafos adicionales porque algunos estaban en este cajón, y otros habían terminado en esta taza, y algunos estaban en esa bolsa de compras en el piso'”.
Baier, que demuestra estrategias de desorden en YouTube, recomienda clasificar en una superficie limpia, como una mesa plegable. Establezca contenedores para basura, reciclaje y papeles para triturar. Las cajas de banqueros de cartón son convenientes para la clasificación, y puede etiquetarlas con notas adhesivas para categorías como electrónica, suministros de oficina y recuerdos, dijo.
Etiquete una caja “en otro lugar” para elementos que pertenecen a una habitación diferente, pero distribuya más tarde para que no se distraiga, dijo Baier. Una vez que haya ordenado elementos en categorías, revise cada caja para eliminar lo que no necesita.
Abordando montones de papeles
Cuando se enfrente a una masa de papeleo, considere si está legalmente obligado a mantener ciertos archivos y luego pregunte: “¿Cuándo fue la última vez que usó este documento?” Dijo Albertini.
“¿Tienes algo por lo que sabes que lo necesitas? ¿Es una copia impresa la única? ¿Podrías hacer tu trabajo o tarea si no tuvieras más?” ella dijo.
Piense en su bandeja de entrada como un jardín, debe podarse al darse de baja.
Baier recomienda dividir los documentos en cuatro grupos: ejecutar archivos, sobre los que debe actuar; archivos sentados, a los que necesita acceder regularmente; archivos para dormir, que debe mantener por el caso, pero puede almacenar de forma remota; y archivos muertos, que ya no necesitas.
“Identifique por qué conserva los archivos porque cuando tiene claro por qué mantiene algo, lo lleva a donde debería ir”, dijo Baier. Con un sistema de desorden de papel en su lugar, puede repetirlo anualmente y solo debe tomar unos 20 minutos, dijo.
Desorden digital
Al organizar archivos digitales, adopte el mismo enfoque que el papel: ordene en categorías y luego reduzca. Trabajar en breves ráfagas de tiempo para evitar la fatiga de la decisión, dijo Albertini. “Realmente estamos buscando deduplicar artículos o reducir el número que tiene que realmente no es tan especial”, dijo Albertini.
Con presentaciones, elimine los borradores y mantenga el producto final. Si tiene fotos de un evento, elija los mejores dos o tres y elimine el resto. Con el correo electrónico, pregúntese: “¿Necesitaré este correo electrónico nuevamente para hacer mi trabajo? ¿Proporcionará conocimiento o motivación para el trabajo futuro?” Si la respuesta es no, eliminarla, dijo Albertini.
En algunos programas de correo electrónico, puede enviar automáticamente el correo de un cliente o equipo específico a una carpeta. Si tiene miles de correos electrónicos no leídos, puede trasladarlos a un archivo digital al final del año, dijo Brown.
Piense antes de comprar
Una forma obvia de reducir el desorden de la oficina es comprar menos cosas. Puede ser tentador comprar divisores o bandejas de cajones para organizar bolígrafos y tijeras. Pero otra ruta es reutilizar el iPhone de cartón o las cajas de tarjetas de felicitación.
“No tienes que salir y obtener artículos caros”, dijo Brown. “Encontremos lo que ya tienes en la casa y lo usamos en su lugar”.
– AP
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